Jeśli jesteś typowym pracownikiem biurowym, dostajesz średnio 50 wiadomości dziennie, a na ich obsługę potrzebujesz co najmniej dwóch godzin. Możesz jednak znacząco skrócić ten czas. Zobacz, jak to zrobić.
Poniedziałek, ósma rano. Włączasz komputer, otwierasz program poczty elektronicznej i jednym kliknięciem myszy ściągasz nowe wiadomości. Są ich dziesiątki, jeśli nie setki – tak oto rozpoczyna się kolejny dzień, w którym toniesz w powodzi maili.
Jedynym sensowną radą dla ciebie jest ta: określ, kiedy, jak często i jak długo w ciągu dnia pracy będziesz zaglądał do skrzynki z mailami. Najpierw postaw sobie pytanie: dlaczego odczuwasz potrzebę ciągłego jej sprawdzania? Zapewne jeden lub więcej powodów znajdziesz na poniższej liście:
● oczekuję ważnej informacji,
● zwyczaje panujące w mojej firmie skłaniają mnie do natychmiastowego sprawdzania wiadomości,
● poczta elektroniczna jest w mojej pracy istotna,
● muszę być na bieżąco
● nie chcę niczego przeoczyć,
● przeglądanie i pisanie maili nie wymaga wiele wysiłku, dlatego jest dobrym pretekstem do unikania innych ważnych spraw, które wymagają więcej czasu i koncentracji.
Decydujący jest charakter twej pracy
Częstotliwość sprawdzania poczty powinna zależeć od charakteru twej pracy. Jako główną zasadę możesz przyjąć na przykład, że będziesz to robić tylko dwa-trzy razy w ciągu dnia – rano, po przerwie na lunch i przed opuszczeniem biura. Możliwe, że potrzebujesz częstszego lub rzadszego przeglądania maili. Jednak określ dokładnie, jak często powinieneś korzystać z poczty, a następnie sporządź stały plan i konsekwentnie go przestrzegaj. Twoim celem jest rozsądne rozwiązanie problemu spędzania całego dnia pracy nad pocztą elektroniczną, a wyznaczenie planu to skuteczny sposób.
Ważna wskazówka – na czas pracy, w którym nie zamierzasz sprawdzać poczty internetowej, wyłącz funkcję powiadamiania o nowo otrzymanej wiadomości. Zapobiegnie to odwracaniu twej uwagi od właśnie wykonywanej czynności w momencie, gdy przyjdzie nowa wiadomość. W tym samym celu możesz również zupełnie wyłączyć program obsługujący pocztę, co wyeliminuje pokusę czytania wiadomości zaraz po jej otrzymaniu.
AAA
2010-09-03 (13:26)
Czytaj dalej
TopNews - najpopularniejsze materiały WP.PL
